Was ist rechtlich überhaupt eine E-Rechnung?
Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen wird, eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der Norm EN 16931 entspricht. Alles andere — Papier, PDF, TIFF, JPEG, Word-Datei — ist eine sonstige Rechnung und bedarf in elektronischer Form der Zustimmung des Empfängers.
Das BMF formuliert dazu:
„Insbesondere die in Deutschland üblichen Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllen die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E‑Rechnung.“
Zwei Dinge stecken in diesem Satz. Erstens: Es gibt keine Rangfolge zwischen den beiden Formaten. Zweitens: Die Ausnahme steht in der Klammer — und genau die wird in Umsetzungsprojekten überlesen.
Wann XRechnung, wann ZUGFeRD?
Die Entscheidung lässt sich auf eine einzige Frage verkürzen: Muss ein Mensch das Dokument lesen können? Verarbeitet die Gegenseite die Rechnung vollständig maschinell, ist ein PDF-Bild überflüssiger Ballast, den jemand pflegen und verantworten muss. Landen Rechnungen dagegen bei Empfängern, die sie sichten, freigeben oder ablegen, spart das eingebettete Bild eine Rendering-Strecke auf der Empfängerseite.
| XRechnung | ZUGFeRD | |
|---|---|---|
| Aufbau | Rein strukturiert, reines XML, keine PDF-Schicht | Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem XML |
| Pflege | KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) | FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) |
| Aktuelle Version | Standard XRechnung 3.0.2 | 2.5.2 (zulässig ab 2.0.1) |
| Menschenlesbarkeit | Nur über einen Viewer oder eine Visualisierung beim Empfänger | Unmittelbar — das PDF ist Teil der Datei |
| Typische Einsatzfelder | B2G, hoch automatisierte B2B-Strecken, hohe Belegvolumina | Gemischte Empfängerlandschaft, kleinere Geschäftspartner, Fälle mit Sichtprüfung |
| EN-16931-Konformität | Gegeben | Nur in zulässigen Profilen (siehe unten) |
Auch das französische Factur-X — technisch der Zwilling von ZUGFeRD — erfüllt die Anforderungen, sofern es EN-16931-konform ist. Für grenzüberschreitende Strecken ist das relevant: Im französischen Markt sind die formats socles Factur-X, UBL und CII.
Welche ZUGFeRD-Profile sind zulässig — und welche nicht?
Dies ist der mit Abstand häufigste Umsetzungsfehler. ZUGFeRD ist kein einzelnes Format, sondern eine Profilfamilie. Zwei Profile sind nicht EN-16931-konform, weil sie keine vollständigen Rechnungen darstellen — wer in ihnen ausstellt, versendet umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung, obwohl die Datei von jedem Prüfwerkzeug als gültiges ZUGFeRD durchgeht.
| Profil | EN 16931 | Als E-Rechnung zulässig | Begründung |
|---|---|---|---|
| MINIMUM | nein | nein | Keine vollständige Rechnung im Sinne der Norm |
| BASIC-WL | nein | nein | Keine vollständige Rechnung im Sinne der Norm |
| BASIC | ja | ja | Reduzierter, aber vollständiger Datensatz |
| EN 16931 (COMFORT) | ja | ja | Referenzprofil der Norm |
| EXTENDED | ja | ja | Norm zuzüglich weiterer Felder |
| XRECHNUNG | ja | ja | Deckungsgleich mit den Anforderungen der XRechnung |
Warum die Namen in die Irre führen
Die Benennung ist die eigentliche Falle. MINIMUM klingt nach einer schlanken, aber gültigen Rechnung. BASIC-WL klingt nach einer Variante von BASIC — und BASIC ist zulässig. Beide Annahmen sind falsch. Wer ein Ausgangsformat konfiguriert, sollte das Profil nicht aus dem Namen ableiten, sondern die erzeugte Datei einmal gegen die EN 16931 validieren, bevor der erste Rechnungslauf produktiv geht.
Auf der Eingangsseite gilt dasselbe umgekehrt: Der Rechnungseingang braucht eine Profilprüfung, nicht nur eine Formatprüfung.
Warum ist bei ZUGFeRD der XML-Teil führend?
Bei hybriden Formaten ist der strukturierte XML-Teil führend. Weicht das PDF-Bild inhaltlich davon ab, kann darin eine zweite Rechnung liegen — mit dem Risiko einer Steuerschuld nach § 14c UStG. Das ist keine theoretische Konstruktion, sondern der Grund, warum eine bestimmte Systemarchitektur früher oder später auffällig wird.
In gewachsenen Landschaften stammt das PDF häufig aus einem Reporting-Werkzeug und das XML aus einer Schnittstelle. Beide lesen dieselben Stammdaten, aber über verschiedene Wege, mit eigenen Rundungsregeln, Textbausteinen und Release-Zyklen. Diese Pfade divergieren — nicht sofort, aber zuverlässig. Und die rechtlich maßgebliche Hälfte ist ausgerechnet die, die niemand ansieht: Geprüft wird das Bild, gebucht wird das XML.
Die Anforderung lautet deshalb schlicht: XML und PDF müssen aus einer Datenquelle erzeugt werden, in einem Schritt, mit einer Berechnungslogik. Wo das nicht durchsetzbar ist, gehört ein automatischer Abgleich beider Bestandteile in den Ausgangsprozess.
Brauche ich im B2B eine Leitweg-ID?
Nein. Diese Verwechslung hält sich hartnäckig, auch in Fachbeiträgen. Die Leitweg-ID ist ein Routing-Merkmal für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) auf Grundlage der E-Rechnungsverordnung (ERechV). Sie sagt der Verwaltung, welche Stelle die Rechnung zu bearbeiten hat. In der EN 16931 wird sie im Feld Buyer reference (BT-10) transportiert.
Im inländischen B2B ist sie keine Voraussetzung für eine gültige E-Rechnung. Wer sie zur Pflichtangabe erklärt, baut eine Validierungsregel, die korrekte Eingangsrechnungen ablehnt. Ein B2B-Empfänger kann im Feld BT-10 sehr wohl eine eigene Referenz verlangen, etwa eine Bestellnummer — das ist dann eine vertragliche Absprache, keine gesetzliche Pflicht.
Was passiert mit EDI zum 31. Dezember 2027?
Ein EDI-Verfahren, das die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllt, darf nach Auffassung des BMF noch bis zum Ablauf des Jahres 2027 verwendet werden. Ab 2028 besteht EDI nur fort, wenn das Ergebnis EN-16931-konform ist. Wer heute produktiv über EDI abrechnet, hat damit eine harte Frist und Abstimmungsbedarf mit jedem einzelnen Partner — ein Projekt, kein Konfigurationsschritt. Die weiteren Termine stehen in unserer Übersicht zur Versandpflicht ab 2027.
Muss ich auf XRechnung 4.0 warten?
Die KoSIT hat XRechnung 4.0 zur Umsetzung der neuen EN 16931-1:2026 für „Mitte bis Ende 2026“ angekündigt. Eine veröffentlichte Fassung und ein verbindliches Anwendungsdatum ließen sich nicht bestätigen. Verbindlich ist derzeit Standard XRechnung 3.0.2.
Für die Planung heißt das: 4.0 ist ein Beobachtungspunkt, kein Meilenstein. Prüfen Sie den Stand vor jeder Release-Planung direkt bei der KoSIT — und sorgen Sie dafür, dass die Standardversion in Ihren Systemen ein konfigurierbarer Parameter ist und kein fest verdrahteter Wert.
Was ist bei der Aufbewahrung zu beachten?
Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 14b UStG acht Jahre. Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 ist zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren — bei ZUGFeRD also die PDF/A-3-Datei mit dem eingebetteten XML, nicht ein daraus extrahierter Datensatz.
Häufige Fragen
XRechnung oder ZUGFeRD — welches Format ist rechtlich besser?
Keines. Beide erfüllen die Anforderungen. Die Wahl ist operativ: XRechnung bei rein maschineller Verarbeitung, ZUGFeRD, wenn ein lesbares Dokument mitreisen muss.
Ist ZUGFeRD im Profil MINIMUM eine E-Rechnung?
Nein. MINIMUM und BASIC-WL sind nicht EN-16931-konform, weil sie keine vollständigen Rechnungen darstellen. Zulässig sind BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG.
Was gilt, wenn PDF-Bild und XML voneinander abweichen?
Der XML-Teil ist führend. Eine inhaltlich abweichende Bilddarstellung kann eine zweite Rechnung darstellen und ein Risiko nach § 14c UStG begründen.
Brauche ich im B2B eine Leitweg-ID?
Nein. Sie ist ein B2G-Routing-Merkmal nach der ERechV und entspricht der Buyer reference (BT-10). Im B2B ist sie keine gesetzliche Pflichtangabe.
Kommt XRechnung 4.0 und ab wann gilt der Standard?
Angekündigt für „Mitte bis Ende 2026“, zur Umsetzung der EN 16931-1:2026. Ein verbindliches Datum ist nicht bestätigt. Maßgeblich bleibt bis auf Weiteres 3.0.2.
Ist Factur-X in Deutschland zulässig?
Ja, sofern es EN-16931-konform ist. Für Lieferanten und Kunden in Frankreich ist das der übliche Weg.
Weiterführend
Den Gesamtzusammenhang — Fristen, Pflichten und Verfahren — behandelt unsere Übersicht zur E-Rechnung. Die Termine der Ausstellungspflicht stehen unter Versandpflicht 2027, die Anforderungen an die Eingangsseite unter Rechnungsempfang.
Wo Rechnungen von Systemen und KI-gestützten Workflows erzeugt und freigegeben werden, verschiebt sich die Prüffrage vom Format zur Verantwortung. BarzelVault setzt Richtlinien und Freigabeschwellen durch und protokolliert jede Operation manipulationssicher, bevor sie ausgeführt wird. FinOps Atlas macht die tatsächlichen Kosten automatisierter Abläufe je Vorgang sichtbar.
In der Praxis
Die Kontrolle muss greifen, bevor die Rechnung unumkehrbar wird.
Eine angenommene strukturierte Rechnung lässt sich korrigieren, aber nie löschen, und ab dem Stichtag der Sanktionen hat jeder Fehler seinen Preis. Barzel setzt Freigabeschwelle, Duplikatprüfung und signierten Nachweis vor die Übermittlung, damit der Prozess an dem Tag verteidigt werden kann, an dem Prüfer oder Finanzverwaltung fragen.
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Quellen
- § 14, § 14b, § 14c UStG — gesetze-im-internet.de.
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024, III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007.
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 (ergänzt das Schreiben vom 15.10.2024).
- KoSIT, Standard XRechnung — aktuelle Fassung 3.0.2; Ankündigung zu Version 4.0.
- FeRD, ZUGFeRD — aktuelle Fassung 2.5.2.
- E-Rechnungsverordnung (ERechV) — Leitweg-ID im B2G.
- EN 16931 — Europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung.
Dieser Beitrag dient der Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Rechtsstand: 2. September 2026.