Ab wann gilt die Versandpflicht für E-Rechnungen?
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen. Keine Übergangsregelung, keine Umsatzschwelle, auch für Kleinunternehmer. |
| bis 31.12.2026 | Jeder Rechnungsaussteller darf noch eine sonstige Rechnung übermitteln — auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format. |
| 01.01.2027 | Versandpflicht für Aussteller mit einem Gesamtumsatz über 800.000 Euro im Jahr 2026. |
| bis 31.12.2027 | Aussteller mit einem Gesamtumsatz 2026 von höchstens 800.000 Euro dürfen weiterhin sonstige Rechnungen übermitteln. Auch EDI-Verfahren sind noch zulässig. |
| 01.01.2028 | E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze. Sämtliche Übergangsregelungen enden. |
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Dieser Verweis ist ein häufiger Zitierfehler: § 19 wurde durch das Jahressteuergesetz 2024 neu nummeriert, ältere Kommentierungen nennen noch Absatz 3.
Was nicht unter die Pflicht fällt
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
- Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (die Empfangspflicht bleibt davon unberührt)
- B2C-Umsätze
Was ist rechtlich eine E-Rechnung?
Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen wird, eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der Norm EN 16931 entspricht. Alles andere — Papier, PDF, TIFF, JPEG, Word-Datei — ist eine sonstige Rechnung und bedarf in elektronischer Form der Zustimmung des Empfängers.
Das ist die Unterscheidung, an der die meisten internen Projekte scheitern: Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch versendet wird.
Zulässige Formate
Das BMF nennt ausdrücklich:
- XRechnung — rein strukturiert, gepflegt von der KoSIT, aktuell Standard XRechnung 3.0.2
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — hybrid (PDF/A-3 mit eingebettetem XML), mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, die keine vollständigen Rechnungen darstellen und die Anforderungen nicht erfüllen
Zulässig sind die Profile BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG. Auch das französische Factur-X erfüllt die Anforderungen, sofern es EN-16931-konform ist.
Bei hybriden Formaten ist der strukturierte XML-Teil führend. Weicht das PDF-Bild inhaltlich davon ab, kann darin eine zweite Rechnung liegen — mit dem Risiko einer Steuerschuld nach § 14c UStG. Für automatisierte Prozesse heißt das: Die Erzeugung von XML und Bild muss aus derselben Datenquelle erfolgen und darf nicht zwei getrennten Pfaden folgen.
EDI
Ein EDI-Verfahren, das die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht ohnehin erfüllt, darf nach Auffassung des BMF noch bis zum Ablauf des Jahres 2027 verwendet werden. Ab 2028 besteht EDI nur fort, wenn das Ergebnis EN-16931-konform ist. Wer heute produktiv über EDI abrechnet, hat damit eine harte Frist.
Aufbewahrung: acht Jahre, strukturierter Teil unversehrt
Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 14b UStG acht Jahre. Sie wurde von zehn auf acht Jahre verkürzt — zahlreiche Ratgeber und interne Richtlinien nennen weiterhin zehn Jahre.
Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 stellt klar: Zumindest der strukturierte Teil der E-Rechnung ist so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Die GoBD gelten ergänzend; eine Aufbewahrung außerhalb eines GoBD-zertifizierten Systems ist nicht per se ein Verstoß.
Für Archivierungskonzepte folgt daraus eine praktische Anforderung: Das XML muss byte-identisch erhalten bleiben. Ein System, das die Rechnung beim Import normalisiert, umformatiert oder nur die extrahierten Felder speichert, erfüllt diese Anforderung nicht — auch wenn inhaltlich nichts verloren geht.
Fehlerarten und Vorsteuerabzug
Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unterscheidet drei Fehlerarten. Die Unterscheidung ist für die Gestaltung automatisierter Eingangsprüfungen wesentlich, weil nur eine davon den Vorsteuerabzug gefährdet:
| Fehlerart | Beschreibung | Auswirkung |
|---|---|---|
| Formatfehler | Verstoß gegen die Syntax der EN 16931 | Kein unmittelbares Risiko für den Vorsteuerabzug |
| Verstoß gegen Geschäftsregeln | Plausibilitätsregeln der Norm verletzt | Kein unmittelbares Risiko für den Vorsteuerabzug |
| Inhaltlicher Fehler | Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG fehlen oder sind falsch | Gefährdet den Vorsteuerabzug |
Eine Eingangsprüfung, die jede Rechnung mit einem Validierungsfehler pauschal zurückweist, blockiert damit unnötig Zahlläufe. Umgekehrt übersieht eine Prüfung, die nur die Syntax validiert, genau die Fehlerklasse, die tatsächlich Geld kostet.
Eine Rechnungsberichtigung muss ihrerseits als E-Rechnung erfolgen und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweisen. Reine Entgeltminderungen nach § 17 UStG erfordern keine Berichtigung.
Das Meldesystem: angekündigt, nicht terminiert
Das BMF hat ein Meldesystem zur zeitnahen und transaktionsbezogenen elektronischen Meldung bestimmter Rechnungsangaben an die Finanzverwaltung zu einem späteren Zeitpunkt angekündigt. Ein Datum gibt es nicht, und es liegt kein Referentenentwurf vor. Wer in Planungen ein deutsches Meldesystem terminiert, arbeitet mit einer Annahme.
Die belastbaren Anker liegen auf EU-Ebene, in der ViDA-Richtlinie (EU) 2025/516, in Kraft seit 14. April 2025:
- 1. Juli 2030 — digitale Meldepflichten für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze
- 1. Januar 2035 — bestehende nationale Meldesysteme müssen zum EU-Modell konvergieren
Die zweite Frist ist der eigentliche Taktgeber für die deutsche Planung: Ein nationales System, das nach 2035 nicht konvergiert, wäre von vornherein zum Umbau verurteilt.
Was bedeutet das für automatisierte Rechnungsprozesse?
Bis hierher ist die E-Rechnung ein Formatthema. Für Unternehmen, in denen Rechnungen von Systemen erzeugt, geprüft und freigegeben werden — aus dem ERP, über Partnerintegrationen oder durch KI-gestützte Workflows — kommt eine zweite Ebene hinzu: die Frage, wer die Handlung veranlasst hat und wie sich das belegen lässt.
Drei Punkte verdienen dabei besondere Aufmerksamkeit.
Die Umsatzschwelle ist ein Stichtagswert, kein laufender Wert
Ob Sie ab 1. Januar 2027 versandpflichtig sind, entscheidet sich am Gesamtumsatz des Jahres 2026. Systeme, die diese Prüfung als laufende Regel implementieren, treffen im Grenzbereich falsche Entscheidungen. Die Schwelle gehört als datierter Parameter in die Konfiguration, nicht als dynamische Abfrage.
XML und Bild müssen aus einer Quelle stammen
Weil bei hybriden Formaten das XML führend ist und eine Abweichung ein § 14c-Risiko begründet, darf die Erzeugung beider Bestandteile nicht in getrennten Pfaden erfolgen. Das klingt selbstverständlich und ist es in gewachsenen Systemlandschaften selten — vor allem dort, wo das PDF aus einem Reporting-Werkzeug und das XML aus einer Schnittstelle stammt.
Die Unveränderbarkeit gilt auch für den automatisierten Import
Die Anforderung, den strukturierten Teil unversehrt aufzubewahren, trifft den Punkt, an dem die meisten Automatisierungen ansetzen: die Normalisierung eingehender Daten. Das Original muss erhalten bleiben, unabhängig davon, was das verarbeitende System daraus macht.
Umsetzungscheckliste bis 31. Dezember 2026
- Gesamtumsatz 2026 nach § 19 Abs. 2 UStG ermitteln und dokumentieren — er entscheidet über Ihre Frist.
- Prüfen, ob der Rechnungsempfang tatsächlich funktioniert, nicht nur formal eingerichtet ist.
- Ausgangsformat festlegen: XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 in einem zulässigen Profil.
- Bei ZUGFeRD sicherstellen, dass XML und PDF aus derselben Datenquelle erzeugt werden.
- Archivierung auf byte-identische Aufbewahrung des strukturierten Teils prüfen — acht Jahre.
- Eingangsprüfung nach den drei Fehlerarten differenzieren, statt pauschal zurückzuweisen.
- EDI-Strecken inventarisieren: Sie laufen zum 31.12.2027 aus, sofern nicht EN-16931-konform.
- Für automatisierte Ausgangsprozesse Freigabeschwellen definieren und die Freigaben protokollieren.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen versenden?
Ab 1. Januar 2027 bei einem Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro; sonst ab 1. Januar 2028. Die Übergangsregelung für kleinere Aussteller läuft am 31. Dezember 2027 aus.
Muss ich E-Rechnungen schon jetzt empfangen können?
Ja, seit dem 1. Januar 2025, ohne Schwelle und ohne Übergangsfrist. Nach Auffassung des BMF genügt ein E-Mail-Postfach.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre nach § 14b UStG, wobei zumindest der strukturierte Teil unversehrt in ursprünglicher Form vorliegen muss. Nicht zehn Jahre — das ist ein verbreiteter, überholter Stand.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ohne strukturierte, EN-16931-konforme Daten ist eine sonstige Rechnung und erfordert in elektronischer Form die Zustimmung des Empfängers.
Welche ZUGFeRD-Profile sind zulässig?
Ab Version 2.0.1 alle außer MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden sind keine vollständigen Rechnungen und erfüllen die Anforderungen nicht.
Gibt es schon ein deutsches Meldesystem?
Nein. Es ist angekündigt, aber ohne Datum und ohne Referentenentwurf. Die belastbaren Fristen sind die ViDA-Termine 1. Juli 2030 und 1. Januar 2035.
Weiterführend
Wo Rechnungen von Systemen und KI-gestützten Workflows erzeugt und freigegeben werden, verschiebt sich die Prüffrage vom Format zur Verantwortung. BarzelVault setzt Richtlinien und Freigabeschwellen durch und protokolliert jede Operation manipulationssicher, bevor sie ausgeführt wird. FinOps Atlas macht die tatsächlichen Kosten automatisierter Abläufe je Vorgang sichtbar.
In der Praxis
Die Kontrolle muss greifen, bevor die Rechnung unumkehrbar wird.
Eine angenommene strukturierte Rechnung lässt sich korrigieren, aber nie löschen, und ab dem Stichtag der Sanktionen hat jeder Fehler seinen Preis. Barzel setzt Freigabeschwelle, Duplikatprüfung und signierten Nachweis vor die Übermittlung, damit der Prozess an dem Tag verteidigt werden kann, an dem Prüfer oder Finanzverwaltung fragen.
Noch 95 TageE-Rechnung: Versandpflicht ab 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 € Umsatz im Jahr 2026
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Quellen
- § 14, § 14b, § 27 Abs. 38 UStG — gesetze-im-internet.de.
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024, III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007.
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243.
- BMF, FAQ E-Rechnung, Stand 23.03.2026.
- Richtlinie (EU) 2025/516 (ViDA), in Kraft seit 14.04.2025.
Dieser Beitrag dient der Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar. Rechtsstand: 2. September 2026.