Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Termine stehen fest, werden aber regelmäßig falsch wiedergegeben — meist, weil Übersichten aus der Entwurfsphase weiterkursieren.
| Ab | Was gilt |
|---|---|
| 01.01.2025 | Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen. Keine Schwelle, keine Übergangsregelung, auch für Kleinunternehmer. Das BMF hält ein E-Mail-Postfach für ausreichend. |
| bis 31.12.2026 | Jeder Aussteller darf noch eine sonstige Rechnung übermitteln — auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format. |
| 01.01.2027 | Versandpflicht für Aussteller mit einem Gesamtumsatz über 800.000 Euro im Jahr 2026. |
| bis 31.12.2027 | Aussteller mit einem Gesamtumsatz 2026 von höchstens 800.000 Euro dürfen weiterhin sonstige Rechnungen übermitteln. Auch EDI-Verfahren bleiben zulässig. |
| 01.01.2028 | E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze. Sämtliche Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG enden. |
Zwei Angaben, die fast immer falsch zitiert werden
Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre, nicht zehn. § 14b UStG wurde verkürzt; Ratgeber, Schulungsunterlagen und interne Verfahrensdokumentationen nennen weiterhin zehn Jahre. Für die Archivierung ist das kein Detail, sondern ein falsch dimensioniertes Löschkonzept.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Absatz 2 UStG, nicht Absatz 3. § 19 wurde durch das Jahressteuergesetz 2024 neu nummeriert; ältere Kommentierungen verweisen weiterhin auf Absatz 3.
Beide BMF-Schreiben gelten nebeneinander: Das Schreiben vom 15.10.2025 ergänzt das vom 15.10.2024, es ersetzt es nicht.
Was fällt nicht unter die E-Rechnungspflicht?
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- Steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
- Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG — die Empfangspflicht bleibt davon unberührt
- B2C-Umsätze
Die technische Ebene
Nach § 14 Abs. 1 UStG ist eine E-Rechnung eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen wird, eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der Norm EN 16931 entspricht. Alles andere — Papier, PDF, TIFF, Word-Datei — ist eine sonstige Rechnung und bedarf in elektronischer Form der Zustimmung des Empfängers. Ein PDF per E-Mail ist also keine E-Rechnung.
Zwei Formate tragen in Deutschland die Praxis:
- XRechnung — rein strukturiert, gepflegt von der KoSIT, aktuell Standard XRechnung 3.0.2
- ZUGFeRD — hybrid (PDF/A-3 mit eingebettetem XML), herausgegeben vom FeRD, aktuell 2.5.2; konform ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, die keine vollständigen Rechnungen darstellen
Bei hybriden Formaten ist der strukturierte XML-Teil führend. Weicht das PDF-Bild inhaltlich ab, kann darin eine zweite Rechnung liegen — mit dem Risiko einer Steuerschuld nach § 14c UStG. Für automatisierte Prozesse heißt das: XML und Bild müssen aus derselben Datenquelle stammen, nicht aus zwei Erzeugungspfaden.
Die Leitweg-ID ist keine B2B-Anforderung
Die Leitweg-ID ist ein Routing-Merkmal des öffentlichen Auftragswesens auf Grundlage der E-Rechnungsverordnung (ERechV); in der EN 16931 wird sie als Buyer reference (BT-10) übermittelt. Sie betrifft ausschließlich B2G. Leitfäden, die sie auch im B2B verlangen, sind falsch — mit der Folge, dass Eingangsprüfungen valide Rechnungen wegen eines fehlenden Feldes abweisen.
Welche Fehler gefährden den Vorsteuerabzug?
Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 unterscheidet drei Fehlerarten. Für automatisierte Eingangsprüfungen ist diese Abstufung die wichtigste Einzelinformation des Regelwerks, weil nur eine der drei Gruppen Geld kostet:
| Fehlerart | Beschreibung | Auswirkung |
|---|---|---|
| Formatfehler | Verstoß gegen die Syntax der EN 16931 | Kein unmittelbares Risiko für den Vorsteuerabzug |
| Verstoß gegen Geschäftsregeln | Plausibilitätsregeln der Norm verletzt | Kein unmittelbares Risiko für den Vorsteuerabzug |
| Inhaltlicher Fehler | Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG fehlen oder sind falsch | Gefährdet den Vorsteuerabzug |
Wer pauschal jede Rechnung mit Validierungsfehler zurückweist, blockiert Zahlläufe ohne steuerlichen Grund; wer nur die Syntax prüft, übersieht genau die Fehlerklasse, die zählt. Eine Rechnungsberichtigung muss ihrerseits als E-Rechnung erfolgen und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweisen; reine Entgeltminderungen nach § 17 UStG erfordern keine Berichtigung.
Das Meldesystem: angekündigt, nicht terminiert
Das BMF hat ein Meldesystem zur zeitnahen, transaktionsbezogenen Meldung bestimmter Rechnungsangaben an die Finanzverwaltung zu einem späteren Zeitpunkt angekündigt. Es gibt kein Datum und keinen Referentenentwurf. Wer in Roadmaps ein deutsches Meldesystem terminiert, arbeitet mit einer Annahme. Belastbar sind allein die EU-Anker aus der ViDA-Richtlinie (EU) 2025/516, in Kraft seit 14. April 2025:
- 1. Juli 2030 — digitale Meldepflichten für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze
- 1. Januar 2035 — bestehende nationale Meldesysteme müssen zum EU-Modell konvergieren
Zwei Regelwerke, die auf dieselben Systeme treffen
Rechnungsprozesse laufen in Systemen, die inzwischen zwei weitere Regelwerke erfassen — beide jung genug, dass die Umsetzung vielerorts noch aussteht.
NIS-2. Das NIS2UmsuCG hat das BSIG neu gefasst; es gilt seit dem 6. Dezember 2025, die Registrierung hat binnen drei Monaten zu erfolgen. Erfasst sind besonders wichtige Einrichtungen ab 250 Beschäftigten oder mit Umsatz über 50 Mio. Euro und Bilanzsumme über 43 Mio. Euro sowie wichtige Einrichtungen ab 50 Beschäftigten oder mit Umsatz und Bilanzsumme von jeweils über 10 Mio. Euro. Die Meldefristen sind gestaffelt: 24 Stunden frühe Erstmeldung, 72 Stunden Folgemeldung, ein Monat Abschlussmeldung — Leitgrundsatz des BSI ist „Schnelligkeit vor Vollständigkeit”. Nach § 38 BSIG müssen Geschäftsleitungen die Risikomanagementmaßnahmen umsetzen und überwachen; die bloße Billigung stand nur im Referentenentwurf. Gehaftet wird gegenüber der eigenen Einrichtung nach gesellschaftsrechtlichen Regeln, hinzu kommt eine Schulungspflicht. Bußgelder: bis 10 Mio. Euro oder 2 Prozent und bis 7 Mio. Euro oder 1,4 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes.
KI-Verordnung und KI-MIG. Das Gesetz zur Marktüberwachung und Innovationsförderung von künstlicher Intelligenz (KI-MIG) tritt am 29. Juli 2026 in Kraft. Marktüberwachungsbehörde wird die Bundesnetzagentur, hybrid ergänzt um sektorale Aufsichten — BaFin, BfArM, Landesmedienanstalten. § 15 KI-MIG sieht Bußgelder bis 50.000 Euro vor; die Höchstbeträge nach Art. 99 KI-VO gelten unmittelbar daneben. Die Fristen der KI-VO selbst verschiebt die Verordnung (EU) 2026/1744 (in Kraft seit 27. Juli 2026): Hochrisikosysteme nach Anhang III ab 2. Dezember 2027, nach Anhang I ab 2. August 2028; die Transparenzpflichten nach Art. 50 bleiben unverändert ab 2. August 2026. Belegbar ist das bislang nur über EUR-Lex — die deutschsprachigen Behördenhinweise geben die Verschiebung noch nicht wieder.
Der Cluster
Versandpflicht 2027 ab 800.000 Euro Umsatz
Die Umsatzschwelle als Stichtagswert, die Checkliste bis 31. Dezember 2026 und die eigene Frist für EDI-Strecken.
Empfangspflicht: was seit 2025 gilt
Die Pflicht, die längst besteht und vielerorts nur formal umgesetzt ist — vom Postfach bis zur unversehrten Ablage des strukturierten Teils.
XRechnung und ZUGFeRD: Formate, Profile und Fallstricke
Welche Profile zulässig sind, warum MINIMUM und BASIC-WL ausscheiden und wo hybride Formate im Betrieb auseinanderlaufen.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung sicher gestalten
Eingangsprüfung nach den drei Fehlerarten, Idempotenz, Freigabeschwellen und die Protokollierung, die eine Prüfung tatsächlich verlangt.
NIS-2 und BSIG § 38: die Pflichten der Geschäftsleitung
Umsetzen und überwachen statt billigen: Schwellenwerte, Registrierung, Meldefristen und die Frage, wem gegenüber gehaftet wird.
KI-MIG und die Bundesnetzagentur: Marktüberwachung für KI
Zuständigkeiten ab dem 29. Juli 2026, das Verhältnis der Bußgeldrahmen und die Folgen der verschobenen KI-VO-Fristen für Projektpläne.
Wer in mehreren Märkten zugleich plant, findet die marktübergreifende Einordnung im englischsprachigen AI governance guide.
Die Ebene, die in den Anforderungen nicht steht
Sämtliche Anforderungen der E-Rechnung erfüllt ein System, das ein normkonformes XML erzeugt, korrekt übermittelt und unversehrt ablegt. Die Frage, an der solche Systeme scheitern, steht in keinem BMF-Schreiben, wird in einer Prüfung aber gestellt: Wer hat entschieden, dass diese Operation ausgeführt wird?
Manuell ist die Antwort trivial — der Mensch, der geklickt hat. Automatisiert lautet sie meist „so ist es konfiguriert”, und das ist keine belastbare Antwort. Sobald KI-gestützte Komponenten Eingangsdaten interpretieren, wird die Frage schärfer: Variabel ist dann nicht mehr nur die Konfiguration, sondern auch die Auslegung.
| Ebene | Frage | Was sie verlangt |
|---|---|---|
| Korrektheit | Entspricht das Dokument der EN 16931? | Schemavalidierung |
| Zuverlässigkeit | Ist die Rechnung genau einmal angekommen? | Idempotenz, kontrollierte Wiederholung |
| Autorisierung | War diese Operation überhaupt zulässig? | Richtlinien und Freigabeschwellen vor der Ausführung |
| Nachweis | Lässt sich der Vorgang in zwei Jahren rekonstruieren? | Manipulationssicherer Audit-Trail |
| Kosten | Was hat der Vorgang gekostet? | Messung auf Operationsebene |
Die ersten beiden Ebenen ergeben sich aus einer sauberen Integration. Die beiden mittleren entstehen nicht nebenbei — sie verlangen eine bewusste Entwurfsentscheidung, bevor der erste automatisierte Lauf produktiv geht, und sie zahlen zugleich auf § 38 BSIG und die Dokumentationsanforderungen der KI-VO ein.
Häufige Fragen
Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Empfang seit 1. Januar 2025 für alle, ohne Schwelle und ohne Übergangsfrist. Versand ab 1. Januar 2027 über 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026, ab 1. Januar 2028 ausnahmslos.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre nach § 14b UStG, zumindest der strukturierte Teil unversehrt in ursprünglicher Form. Nicht zehn Jahre — das ist ein verbreiteter, überholter Stand.
Brauche ich für B2B-Rechnungen eine Leitweg-ID?
Nein. Die Leitweg-ID stammt aus der ERechV und betrifft nur B2G. In der EN 16931 ist sie die Buyer reference (BT-10), im B2B keine Pflichtangabe.
Welche Fehler gefährden den Vorsteuerabzug?
Nur inhaltliche Fehler, also fehlende oder falsche Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Formatfehler und Verstöße gegen Geschäftsregeln nicht.
Gibt es schon ein deutsches Meldesystem?
Nein, nur eine Ankündigung ohne Datum und ohne Referentenentwurf. Die belastbaren Fristen sind die ViDA-Termine 1. Juli 2030 und 1. Januar 2035.
Was hat NIS-2 mit Rechnungen zu tun?
Dieselben Systeme. Bei Betroffenheit gelten 24 Stunden, 72 Stunden und ein Monat als Meldefristen; § 38 BSIG verpflichtet die Geschäftsleitung zur Umsetzung und Überwachung.
Womit anfangen
Wenn Empfang und Versand technisch laufen, gibt es einen schnellen Test. Ziehen Sie eine beliebige Rechnung von vor drei Monaten und rekonstruieren Sie den vollständigen Vorgang: Was hat ihn ausgelöst, mit welchen Parametern, wer oder was hat freigegeben, welche Prüfungen liefen, und in welchem Zustand liegt das Original im Archiv. Dauert das länger als ein paar Minuten oder ist ein Blick in längst rotierte Anwendungslogs nötig, haben Sie einen funktionierenden Prozess und keinen Nachweis.
BarzelVault setzt Richtlinien und Freigabeschwellen durch und protokolliert jede Operation manipulationssicher, bevor sie ausgeführt wird — für automatisierte Abläufe ebenso wie für KI-Agenten. FinOps Atlas macht die tatsächlichen Kosten je Vorgang und je Schnittstellenaufruf sichtbar.
In der Praxis
Die Kontrolle muss greifen, bevor die Rechnung unumkehrbar wird.
Eine angenommene strukturierte Rechnung lässt sich korrigieren, aber nie löschen, und ab dem Stichtag der Sanktionen hat jeder Fehler seinen Preis. Barzel setzt Freigabeschwelle, Duplikatprüfung und signierten Nachweis vor die Übermittlung, damit der Prozess an dem Tag verteidigt werden kann, an dem Prüfer oder Finanzverwaltung fragen.
Noch 95 TageE-Rechnung: Versandpflicht ab 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 € Umsatz im Jahr 2026
BarzelVault
Die Firewall für KI-Aktionen: entscheiden, was ein Agent tun darf, bevor er es tut.
- Freigabeschwellen und Richtlinienprüfungen vor der Ausführung; menschliche Freigaben mit Ablauf und Eskalation.
- Kryptografisch signierte Prüfbelege: Auslöser, Eingaben, Richtlinienversion, Freigebender, Ergebnis.
- Isolierte Zugangsdaten, Ausgaben- und Aktionslimits sowie ein Not-Aus.
Kostenlos: 10.000 Aufrufe im MonatBezahlte Pläne ab 199 USD im MonatVerfügbar auf MCPize
Kostenlos starten Per E-Mail anfragenProduktseiteDokumentation
Barzel FinOps Atlas
Intelligente Finanzoperationen für KI-Agenten und Automatisierung.
- Kosten je Aktion, Workflow und Geschäftsergebnis, laufend zugeordnet.
- Ausgabenlimits und Anomalieerkennung vor der Rechnung, nicht danach.
- Nachverfolgung finanzieller Nachweise und Abschlussreife für SOX, SOC 2 und externe Prüfung.
Kostenlos: 500 Aufrufe im MonatBezahlte Pläne ab 29 USD im MonatVerfügbar auf MCPize
Kostenlos starten Per E-Mail anfragenProduktseiteDokumentation
Enterprise: schriftliches Angebot per E-Mail innerhalb von zwei Werktagen. Kein Verkaufsgespräch.
Quellen
- § 14, § 14b, § 14c, § 17, § 19 Abs. 2, § 27 Abs. 38 UStG sowie §§ 33, 34 UStDV — gesetze-im-internet.de.
- BMF-Schreiben vom 15.10.2024, III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007.
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243.
- KoSIT, Standard XRechnung 3.0.2; FeRD, ZUGFeRD 2.5.2.
- E-Rechnungsverordnung (ERechV); EN 16931, BT-10 (Buyer reference).
- Richtlinie (EU) 2025/516 (ViDA), in Kraft seit 14.04.2025.
- NIS2UmsuCG; BSIG in der seit 06.12.2025 geltenden Fassung; BSI zu Registrierung und Meldepflichten.
- KI-MIG, in Kraft ab 29.07.2026.
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-VO) i. d. F. der Verordnung (EU) 2026/1744 — EUR-Lex.
Dieser Leitfaden dient der Information und stellt keine Steuer-, Rechts- oder Compliance-Beratung dar. Rechtsstand: 2. September 2026.